صرفه جویی در زمان با شیرپوینت
خوشبختانه، راه حلی کارآمد برای این مشکل وجود دارد: شیرپوینت (SharePoint). این پلتفرم قدرتمند از مجموعه مایکروسافت، به عنوان یک راهکار جامع برای مدیریت اسناد، همکاری و اشتراک گذاری محتوا عمل می کند و به سازمان ها این امکان را می دهد تا به طور چشمگیری در زمان خود صرفه جویی کنند. در این مقاله، به بررسی دقیق این موضوع می پردازیم که چگونه شیرپوینت باعث صرفه جویی در زمان سازمان ها می شود.
یکی از چالش های بزرگ سازمان ها، مدیریت انبوهی از اسناد است. اسناد کاغذی قدیمی، فایل های دیجیتال پراکنده در رایانه های شخصی کارمندان و پوشه های اشتراکی نامنظم، همگی می توانند باعث اتلاف وقت و سردرگمی شوند. شیرپوینت با ارائه یک مخزن مرکزی برای ذخیره سازی و سازماندهی اسناد، این مشکل را برطرف می کند.
شما می توانید انواع فایل ها از جمله اسناد ورد، اکسل، پاورپوینت، تصاویر، ویدیوها و موارد دیگر را در شیرپوینت آپلود کنید. این پلتفرم همچنین به شما امکان می دهد تا پوشه ها و زیرپوشه ها را برای سازماندهی اسناد بر اساس پروژه، بخش یا هر معیار دیگری که برای سازمان شما منطقی است، ایجاد کنید.
به جای جستجوی بی هدف در ایمیل ها و درایوهای شخصی، کارمندان می توانند به راحتی به شیرپوینت دسترسی پیدا کنند و با چند کلیک ساده، سند مورد نظر خود را پیدا کنند. این امر باعث صرفه جویی قابل توجهی در زمان و افزایش بهره وری کارکنان می شود.
شرکت تکران بهترین ارائه دهنده راهکارهای سازمانی در سطح ایران است که بیشتر مشتریان آن شرکت هایی بزرگ اروپایی هستند.
دسترسی آسان و به اشتراک گذاری کارآمد
اشتراک گذاری اسناد با همکاران اغلب یک فرآیند خسته کننده و مستعد خطا است. ارسال ایمیل های حجیم حاوی فایل های پیوست یا استفاده از درایوهای اشتراکی که به راحتی به هم ریخته می شوند، روش های منسوخ و ناکارآمدی هستند. شیرپوینت راه حلی ساده و ایمن برای به اشتراک گذاری اسناد ارائه می دهد.
با شیرپوینت، می توانید به راحتی سطح دسترسی را برای هر سند تنظیم کنید. برای مثال، می توانید یک سند را برای کل سازمان قابل مشاهده کنید، در حالی که سند دیگری فقط برای اعضای یک تیم خاص قابل دسترسی باشد. این امر کنترل دقیق بر روی اطلاعات حساس را تضمین می کند و از دسترسی غیرمجاز جلوگیری می کند.
علاوه بر این، شیرپوینت به شما امکان می دهد تا به طور همزمان روی یک سند با همکاران خود کار کنید. ویژگی های همکاری شیرپوینت، مانند ردیابی تغییرات و نسخه بندی اسناد، تضمین می کند که همه همیشه روی آخرین نسخه سند کار می کنند و از سردرگمی ناشی از ویرایش های تکراری جلوگیری می شود. این فرآیند به اشتراک گذاری و همکاری را ساده می کند و در نهایت باعث صرفه جویی در زمان و افزایش بهره وری تیم می شود.
Comments
Post a Comment